Matheus Zeuch

Tenho uma empresa de monitoramento de alarmes e instalação de cercas elétricas, câmeras de segurança e portões automáticos. Estou com dificuldade em administrar as finanças da empresa, fico perdido com as contas a pagar e contas a receber. Muitas vezes nem sabemos quanto realmente ganhamos em determinado mês. Pode me ajudar? Obrigado, Julio.

Olá Julio,

Você usa alguma ferramenta para controlar as contas da sua empresa? Qualquer planilha de excel já é infinitamente melhor do que não ter controle algum.

Controle das contas a receber significa tomar notas de todas as vendas, parcelamentos, valores, formas de pagamento e saber exatamente quanto vai entrar no caixa da empresa cada dia.

Controle das contas a pagar é a mesma coisa: anotar todos os gastos e saber quando e quanto você deve pagar cada conta.

O controle financeiro da empresa (o dinheiro que entra e o que sai) é o principal e o primeiro controle que sua empresa deve ter. Registre tudo. Crie uma planinha no excel e faça anotações simples:

• 26/10- fechada a venda do pedido 1234 para o cliente João (pgto em 1+3 de 100 reais)
• 26/10- pgto 1 de 4 referente pedido 1234 – valor R$ 100 (ok)
• 26/11- pgto 2 de 4 referente pedido 1234 – valor R$ 100 (pendente)
• 26/12- pgto 3 de 4 referente pedido 1234 – valor R$ 100 (pendente)
• 26/01- pgto 4 de 4 referente pedido 1234 – valor R$ 100 (pendente)

Se você fizer uma planilha com campos para data, descrição, cliente, número (do pedido ou da nota), valor e status você já poderá obter diversas informações extremamente úteis para o seu negócio, como:

• Quanto vou ter em caixa no final do ano?
• Quem são meus melhores clientes?
• Quais os clientes que estão inadimplentes?
• Quais foram os meses de maior movimento este ano?
• Quanto estou gastando com gasolina por mês?

É o controle financeiro que vai te dar as melhores informações sobre o seu próprio negócio. E é por isso que os controles de contas a pagar e a receber são os que mais precisam da sua atenção e dedicação.

Baseado nos relatórios obtidos do controle financeiro você definirá suas metas e saberá quando precisa investir para crescer ou quando precisa reduzir as despesas e vender mais.

Defina quem será o responsável por registrar todas as contas a receber e a pagar. Depois instrua todos os funcionários à informar TODAS as receitas e despesas para essa pessoa.

• A cada venda, anote quando vendeu e quando entrará cada parcela.
• A cada compra, anote quando comprou e quando deverá pagar.

Depois é só acompanhar essa planilha (ou sistema, ou caderno, ou papel de pão) diariamente para verificar se alguma conta deve ser paga no dia ou se será preciso lembrar algum cliente esquecidinho de pagar.

Sucesso na empreitada!
Abraço,
Matheus Zeuch

Créditos da foto: Manfred Zeuch

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