Como funciona um Escritório Virtual

Começar uma empresa do zero é desafiador e, exatamente por este motivo, prazeroso. Tudo começa com um turbilhão de ideias que não deixam o empreendedor dormir. Ele pega um papel e uma caneta e começa a escrever. Num brainstorming consigo mesmo, uma série quase infinita de ideias vão sendo descarregadas das células cerebrais para o papel. A otimização dessas ideias continua até que o negócio possa ser sintetizado em poucas palavras. As vezes isso leva dias ou semanas para acontecer.

O empreendedor parte então para a prática. Está animado com sua ideia e ansioso para conversar com outros empreendedores e pesquisar as informações que faltam para estudar a viabilidade do negócio. Quando descobre que está tudo à seu favor, o frio na barriga começa.

Depois de muito esforço a startup está, agora, quase pronta para começar as suas atividades. Não há dinheiro para montar um escritório legal e mobiliá-lo, pois o pouco dinheiro disponível no caixa da empresa deve ser destinado ao capital de giro, tão importante numa empresa nascente. Mesmo assim é fundamental atender os primeiros clientes com profissionalismo, afinal são eles que irão indicar os próximos negócios da empresa.

É aí que entra o grande benefício de um escritório virtual. A startup recém criada pode contar com um escritório de qualidade e muito bem localizado para reuniões de negócios com clientes e fornecedores importantes. Também pode contratar serviços como o de telefonista, pode usar o endereço do escritório virtual como endereço da empresa, dentre outras vantagens. Em vez de investir em toda estrutura para utilizar eventualmente, pode alugar apenas quando necessitar, sem se preocupar com a manutenção do escritório. Mais tarde, quando os negócios estiverem indo bem, pode-se pensar em montar um escritório próprio.

Confira abaixo a entrevista com a Lucia Dutra, do escritório virtual Easy Office, de Porto Alegre/RS.

Quais são os principais serviços oferecidos por um escritório virtual?

Um Escritório Virtual (ou Centro de Negócios), oferece locação temporária de escritórios prontos. São salas de reuniões, salas executivas, de treinamento e consultórios ou salas para atendimento individual. Estas salas já estão prontas e estruturadas, com internet, telefonia com ramal, secretária e serviços administrativos como xerox, fax, scanner, etc. Um outro serviço é o chamado Domicílio, onde um profissional ou empresa utiliza o endereço do Escritório Virtual como sua sede. É uma cessão de endereço, que pode ser usada em cartões de visitas, sites, folders, etc. Além do endereço, o profissional pode ter um número de telefone exclusivo, onde atendemos com a saudação da empresa do cliente (ex: “Empresa ABC, bom dia!“), anotamos o recado e enviamos imediatamente por e-mail.

Como esses serviços ajudam empreendedores e pequenas empresas à crescer?

Calcule o custo para montar e equipar um escritório novo, além de todo o custo mensal. Um escritório pequeno por exemplo, custa em média R$ 40 mil pra ficar pronto. E você tem que tirar um tempo do seu dia pra cuidar das contas, manutenção, treinamento de pessoal, etc. No escritório virtual você só paga o que usa. Se usar a sala para uma reunião de 2 horas, você paga em média R$ 70,00. Se usar o telefone, paga somente a sua ligação, e por aí vai. Mesmo se você optar por uma locação fixa, a sua única conta será a locação, o resto, como IPTU, luz, salários, manutenção e limpeza é com o escritório virtual. E o valor continua mais em conta do que uma locação normal. Isso acontece porque é tudo compartilhado. Os profissionais e empresas que utilizam o escritório virtual estão compartilhando a mesma internet, a mesma central telefônica, a mesma equipe de atendimento e infraestrutura. Enfim, o valor que você gastaria em estrutura para um escritório novo, você pode usar em marketing, por exemplo, e não precisa perder tempo com contas e burocracias.

Qual o serviço mais procurado pelas micro e pequenas empresas?

O Domicílio Empresarial com atendimento telefonico personalizado. Mas as salas de reuniões e os escritórios fixos também são bastante procurados. Até que ponto é interessante à uma pequena empresa utilizar um escritório virtual ou adquirir o seu próprio escritório? Vai depender da necessidade da empresa. Existem empresas que precisam estocar material, por isso precisam de mais espaço. Outras precisam usar as salas madrugada a dentro, e pelo escritório virtual já ficaria muito caro, pois é cobrado taxa extra para o uso fora do horario comercial.

Créditos da imagem: m_bahareth